Jak segregować dokumenty domowe i firmowe? Podpowiadamy

Przechowujesz znaczne ilości dokumentów i zastanawiasz się w jaki sposób je posegregować, aby nie mieć problemu z odnalezieniem konkretnego, ważnego w danej chwili egzemplarza? Jeśli posiadasz kilka dokumentów miesięcznie to nie jest to duży problem, natomiast w przypadku posiadania kilkudziesięciu czy kilkuset dokumentów sprawa nieco się komplikuje. Co zrobić, aby się w tych wszystkich papierach nie pogubić? Podpowiadamy!

Segregowanie dokumentów w domu

Zastanawiasz się jak segregować dokumenty w domu? W każdym gospodarstwie domowym znajduje się wiele dokumentów – umowy kredytowe, paragony, polisy, dokumentacja medyczna. Nieprzemyślane przechowywanie dokumentów, bez konkretnej strategii, często prowadzi do sytuacji, w której znalezienie konkretnych wyników badań, karty gwarancyjnej czy paragonu zajmuje nam nawet kilka godzin. Co zatem zrobić, aby do takiej sytuacji nie dopuścić?

Zacznij od uporządkowania wszystkich dokumentów według kategorii i dla każdej kategorii przygotuj osobne teczki – a jeśli materiałów jest bardzo dużo – pudełka lub segregatory. Przykładowo – ubezpieczenia, rachunki za mieszkanie, dokumenty mieszkaniowe (np. akt własności), paragony (można podzielić bardziej szczegółowo – np. meble, sprzęt AGD, odzież), dokumentacja medyczna własna, dzieci itd. Podstawową zasadą przy segregowaniu dokumentów – zarówno w domu, jak i w biurze – jest układanie ich w sposób chronologiczny. Pozwala to na znacznie łatwiejsze odnalezienie danego materiału w razie nagłej potrzeby.

Wybierz odpowiedni dla swoich potrzeb organizer, pudełko czy skrzyneczkę i przechowuj tam wszystkie swoje dokumenty posegregowane w oddzielne, podpisane teczki. Pamiętaj, aby ważne materiały trzymać w miejscu, do którego nie mają dostępu nieodpowiednie osoby – w tym dzieci, które mogą zwyczajnie je zniszczyć. Pamiętaj, iż niektóre dokumenty należy przechowywać przez określony ustawowo czas.

Segregowanie dokumentów w biurze

Jak segregować dokumenty w firmie? Właściwe przechowywanie dokumentów w biurze jest niezwykle istotne. Duża ilość papierów sprawia, iż łatwo się w nich pogubić, a nieposiadanie danych materiałów, o wgląd do których mogą Cię poprosić różne organy państwowe wiąże się z karami. Pamiętaj, aby dokumenty segregować w sposób chronologiczny. Warto podzielić je na sekcje, przykładowo:

• faktury do opłacenia,
• faktury opłacone,
• dokumenty ZUS,
• dokumenty podatki,
• umowy,
• rachunki itd.

Jeśli posiadasz znaczną ilość dokumentów – przydziel dla każdej sekcji oddzielny segregator, podpisz go i przechowuj tam wszystkie materiały z danej kategorii w kolejności chronologicznej. Możesz również zdecydować się na zakup kolorowych teczek, w których posortujesz dokumenty w oparciu o ich pilność. Do teczki w kolorze czerwonym wkładaj dokumenty pilne, zielonym – te, które nie muszą być załatwione od razu oraz żółtym – już załatwione.

Koniecznie sprawdź w wiarygodnych źródłach przez jaki czas jako właściciel firmy powinieneś przechowywać dany dokument.

Magazyny samoobsługowe jako idealne miejsce do przechowywania dokumentów

Jeżeli jesteś posiadaczem znacznej ilości dokumentów i szukasz miejsca, w którym możesz je bezpiecznie przechować – poznaj Less Mess Storage – firmę, która zajmuje się najmem magazynów samoobsługowych. W pomieszczeniach self storage z powodzeniem przechowasz nie tylko dokumenty, ale wszystkie inne rzeczy, na które brakuje Ci miejsca – czy to w domu, czy w firmie. Są to pomieszczenia chronione nowoczesnymi systemami bezpieczeństwa, w których panują optymalne warunki do magazynowania. Możesz zdecydować się na mini magazyny lub większe lokale – wszystko zależy od Twoich potrzeb.

A jeśli potrzebujesz kartonów i pudełek, które pomieszczą segregatory z dokumentami, zajrzyj koniecznie na stronę www.ekartony.pl