Jak archivujete své domácí a firemní dokumenty?

Ukládáte velké množství dokumentů a přemýšlíte, jak je roztřídit, abyste neměli problém najít ten konkrétní, který je v danou chvíli důležitý? Pokud máte několik dokumentů měsíčně, není to velký problém, ale pokud jich máte desítky nebo stovky, je věc o něco složitější. Co můžete udělat pro to, abyste se ve všech těch papírech neztratili? Zde je několik tipů!

Třídění dokumentů doma

Přemýšlíte, jak doma třídit dokumenty? Každá domácnost má spoustu dokumentů – smlouvy o půjčkách, účtenky, pojistky, zdravotní záznamy. Neuvážené ukládání dokumentů bez konkrétní strategie často vede k tomu, že nám trvá i několik hodin, než najdeme konkrétní výsledky testů, záruční list nebo účtenku. Co tedy můžete udělat pro to, aby k tomu nedocházelo?

Začněte tím, že všechny dokumenty uspořádáte podle kategorií a pro každou kategorii připravíte samostatné složky – nebo, pokud je materiálů hodně, krabice či pořadače. Například – pojištění, účty za bydlení, doklady o bydlení (např. list vlastnictví), účtenky (lze rozdělit konkrétněji – např. nábytek, bílá technika, oblečení), vlastní zdravotní záznamy, zdravotní záznamy dětí atd. Základním pravidlem při ukládání dokumentů – doma i v kanceláři – je jejich chronologické uspořádání. V případě nouze se tak daný materiál mnohem snáze najde.

Vyberte si organizér, krabici nebo truhlu, které vám vyhovují, a ukládejte do nich všechny dokumenty roztříděné do samostatných, podepsaných složek. Nezapomeňte důležité materiály uchovávat na místě, kde k nim nemají přístup nepovolané osoby – včetně dětí, které by je mohly jednoduše zničit. Nezapomeňte, že některé dokumenty musí být uchovávány po určitou zákonem stanovenou dobu.

Rozdělení dokumentů v kanceláři

Jak mám v kanceláři dokumenty třídit? Správné ukládání dokumentů v kanceláři je nesmírně důležité. Velké množství dokumentů znamená, že se v nich snadno ztratíte, a za neuchování příslušných materiálů hrozí sankce, které po vás mohou chtít různé státní orgány. Nezapomeňte dokumenty ukládat chronologicky. Je dobré si je rozdělit například do oddílů:

• faktury k proplacení,
• zaplacené faktury,
• doklady o sociálním pojištění
• daňové doklady,
• smlouvy,
• účty atd.

Pokud máte značné množství dokumentů – vyčleňte pro každou část samostatný pořadač, podepište jej a všechny materiály z dané kategorie v něm uchovávejte v chronologickém pořadí. Můžete se také rozhodnout pro zakoupení barevných pořadačů, do kterých budete dokumenty třídit podle jejich naléhavosti. Do červené složky vložte naléhavé dokumenty, do zelené ty, které není třeba vyřídit okamžitě, a do žluté ty, které již byly vyřízeny.

Nezapomeňte si u spolehlivých zdrojů ověřit, jak dlouho byste jako majitel firmy měli konkrétní dokument uchovávat.

Self storage prostory jako ideální místo pro ukládání dokumentů

Pokud jste vlastníkem velkého množství dokumentů a hledáte místo, kde je bezpečně a spolehlivě uložit, seznamte se se společností Less Mess Storage, která pronajímá samoskladovací prostory. V těchto samoskladech úspěšně uskladníte nejen své dokumenty, ale i všechny ostatní věci, na které vám chybí místo – ať už doma, nebo ve firmě. Tyto prostory jsou chráněny moderními bezpečnostními systémy a nabízejí optimální skladovací podmínky. Můžete se rozhodnout pro minisklady nebo větší prostory – vše záleží na vašich potřebách.

A pokud potřebujete krabice a kartony pro uložení dokumentů, určitě se podívejte na www.eobalak.eu